Mengenal Procurement Management Secara Simpel

/

Apa Itu procurement management?

Closeup view of handshake, two businessmen in suits shaking hands Free Photo

Untuk perusahaan di industri apa pun, praktik pengadaan yang cerdas sangat penting untuk memastikan operasi yang efisien dan keuntungan yang optimal. Sederhananya, pengadaan terdiri dari semua aktivitas dan proses yang terlibat dalam memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan dari pihak eksternal. Ini dapat mencakup segala sesuatu mulai dari perlengkapan kantor, furnitur, dan fasilitas hingga alat berat, layanan konsultasi, serta pengujian dan pelatihan.

Mengelola semua aktivitas pengadaan dengan benar tidak hanya membuat operasi bisnis berjalan lancar; itu juga menghemat uang, waktu, dan sumber daya. Manajemen pengadaan memastikan bahwa semua item dan layanan diperoleh dengan benar sehingga proyek dan proses dapat berjalan secara efisien dan berhasil. Singkatnya, procurement management yang tepat sangat penting untuk menghindari penundaan dan kesalahan yang mahal.

Langkah Kunci untuk procurement management yang Berhasil
Spesifikasi dan perencanaan – Sebelumnya, perusahaan harus menyusun rencana pengadaan yang kohesif dan menentukan layanan dan barang apa yang akan dibutuhkan, baik secara internal maupun eksternal. Daftar rinci harus dibuat, yang akan membantu dalam menetapkan anggaran. Tetap teratur sejak awal adalah kunci untuk memastikan bahwa langkah selanjutnya berjalan semulus mungkin.

Mengidentifikasi dan memilih pemasok – Selanjutnya, calon pemasok harus diteliti dan diidentifikasi. Perhatian harus diberikan untuk memastikan pemasok ini dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda dengan tepat, dan perbandingan harus dilakukan untuk menganalisis keuntungan dan kerugian pemasok tertentu. Kriteria pemilihan vendor – seperti biaya, waktu pengiriman, tanggung jawab sosial dan lingkungan, keselamatan, layanan dan dukungan, serta kendali mutu – semuanya harus dianalisis.

Permintaan Proposal, Negosiasi, dan Kontrak – Setelah calon pemasok dipersempit, Anda dapat mulai meminta proposal dan bernegosiasi sesuai kebutuhan. Proses negosiasi dapat menjelaskan ketergantungan dan kepercayaan pemasok potensial. Berhati-hatilah selama langkah ini untuk mengomunikasikan kebutuhan Anda dengan jelas – jadwal pengiriman, detail pembayaran, dan sebagainya. Jadwal pengiriman yang dipikirkan dengan matang juga harus ditetapkan. Ketika semua persyaratan disetujui, kontrak dapat ditandatangani.

Kontrol dan Pengiriman – Setelah Anda menandatangani kontrak dengan pemasok, tergantung pada departemen pembelian Anda untuk mengontrol semua pengiriman dan pembayaran dengan benar. Pertemuan rutin dengan vendor, pelacakan pengiriman yang cermat, dan peninjauan semua pesanan terhadap spesifikasi dan standar kualitas yang ditetapkan diperlukan untuk memastikan proses pengadaan yang lancar. Seiring waktu, mungkin perlu untuk membuat perubahan pada kontrak pengadaan karena kebutuhan Anda berubah.

Pengukuran dan analisis – Akhirnya, seluruh proses pengadaan harus dianalisis menggunakan sistem indikator kinerja utama yang sudah mapan. Ini akan membantu dalam menilai keefektifan, efisiensi biaya, kecepatan, dan kesuksesan keseluruhan dari keseluruhan proses. Sekarang adalah waktunya untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan dan mencatat setiap perubahan yang harus dilakukan. Ini, tentu saja, akan membantu mengamankan keberhasilan proyek-proyek di masa depan. Pengamatan harus dibagikan dengan manajemen atau pemangku kepentingan dan temuan utama harus dibahas secara rinci.

Pentingnya Mengelola Proses Pengadaan dengan Benar
Menjaga hubungan baik dengan pemasok Anda dan tetap teratur sepanjang setiap langkah proses pengadaan sangat penting untuk memastikan keberhasilan semua operasi bisnis, memungkinkan Anda untuk memenuhi tujuan spesifik Anda sekaligus memenuhi semua harapan pemangku kepentingan dengan mudah. Dalam menetapkan proses pengadaan yang cerdas, perusahaan dapat menghindari waktu henti yang mahal sambil meningkatkan keuntungan mereka.

Seiring kemajuan teknologi, teknik procurement management digital menjadi semakin populer, mengurangi penundaan dan kesalahan sambil membantu pembeli yang terampil melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efisien. Sistem komputasi dan penyimpanan data berbiaya rendah membentuk kembali cara perusahaan menangani pembelian dan pengadaan, memungkinkan kemampuan cloud dan seluler yang lebih canggih, sementara Internet of Things (IoT) dengan cepat mengubah cara semua operasi perusahaan dilakukan.

Untuk perusahaan yang ingin tetap relevan dalam lanskap yang terus berubah saat ini, penting untuk tetap mengikuti teknologi baru ini dan menentukan tindakan terbaik untuk kebutuhan spesifik Anda.

Leave a Comment