Mengenal procurement management

/

Apa itu procurement management?
Banyak organisasi tidak memiliki proses manajemen pengadaan yang efisien . Seringkali, ini adalah hasil dari mengandalkan proses manual berbasis kertas daripada merangkul solusi digital yang menawarkan otomatisasi.

Rencana manajemen pengadaan manual dipenuhi dengan biaya pemrosesan yang tinggi, dokumen yang hilang, siklus persetujuan yang lambat, peluang diskon yang terlewat, dan biaya yang tidak terkendali. Sebagai akibat dari kekacauan tersebut, hubungan pemasok menderita karena penyelesaian sengketa yang tidak efisien, manajemen vendor yang buruk, keterlambatan pembayaran, dan banyak lagi.

“Manajemen pengadaan adalah pendekatan strategis untuk mengoptimalkan pengeluaran organisasi. Ini menagih sumber, permintaan, pemesanan, inspeksi, dan rekonsiliasi. Ini berarti memperoleh barang dan layanan Anda dari vendor pilihan, sesuai anggaran yang Anda tentukan, baik pada atau sebelum tenggat waktu. ”

Mengapa Anda Harus Mengotomatiskan procurement management
Proses pengadaan-untuk-pembayaran perusahaan Anda adalah fungsi yang paling memakan waktu dan padat karya, bahkan ketika Anda meluangkan waktu untuk merencanakan pengadaan. Penanganan segala sesuatu secara manual akan menghasilkan sejumlah besar kertas yang harus ditangani dan menyisakan banyak ruang untuk kesalahan di banyak tempat sepanjang siklus. Bergerak menuju otomatisasi adalah salah satu keputusan terbaik yang dapat Anda buat untuk kesehatan bisnis jangka panjang.

Otomatisasi pengadaan menawarkan berbagai manfaat, termasuk:

  • Mengurangi biaya dan waktu pemrosesan
  • Lebih sedikit pengecualian
  • Kepatuhan yang ditingkatkan
  • Visibilitas pembelanjaan yang ditingkatkan
  • Pengelolaan pengeluaran yang lebih baik
  • Peningkatan produktivitas di departemen pembelian agar lebih banyak waktu dihabiskan untuk menegosiasikan kontrak pengadaan yang lebih baik dengan pemasok potensial dengan harga terendah.
  • Manajemen rantai pasokan yang lebih baik secara keseluruhan

Fungsi procurement management Yang Harus Diotomatiskan
Ada beberapa fungsi dalam pengadaan, tetapi ini yang paling penting untuk diotomatiskan. Menghapus aspek manual dari kelima fungsi ini akan menghemat uang dan waktu, sekaligus meningkatkan produktivitas.

Permintaan Pembelian
Permintaan pembelian (PR) harus ada sehingga semua anggota staf membuat catatan barang yang mereka minta, dari daftar vendor yang disetujui, daripada melakukan pembelian dari mana pun mereka mau, kapan pun mereka mau.

Pesanan Pembelian
Menggunakan sistem elektronik menghilangkan kebutuhan untuk pesanan pembelian berbasis kertas (PO) manual atau waktu yang dihabiskan untuk entri data. PR yang disetujui menjadi PO sebanyak yang diperlukan, bergantung pada jumlah item baris dan vendor.

Persetujuan Faktur
Persetujuan dan pemrosesan faktur adalah salah satu bidang utama proses pengadaan yang dapat menjadi jauh lebih efisien dengan penggunaan otomatisasi pengadaan. Ketika vendor mengirimkan faktur, solusi manajemen pengadaan memproses faktur kertas untuk mendigitalkannya dan memeriksanya dengan informasi yang tersedia, seperti nama pemasok, batas PO, dan pembayaran kontrak.

Manajemen vendor
Proses pemilihan vendor umumnya manual, berulang, dan memakan waktu. Sistem manajemen pengadaan dapat mengotomatiskan banyak tugas seperti pemeriksaan latar belakang, tinjauan permintaan penawaran pemasok (RFQ), dan menindaklanjuti jika ada dokumen atau informasi yang hilang.

Manajemen kontrak
Perlu waktu lama untuk menangani persetujuan kontrak manual. Manajemen kontrak melibatkan pengumpulan dan pengelolaan kontrak di seluruh organisasi dan menyimpannya dengan aman. Dalam sistem manajemen pengadaan, Anda dapat melampirkan kontrak dan file vendor ke vendor dalam sistem, sehingga mudah diakses untuk pemeriksaan kepatuhan.

Leave a Comment